Database

A. Susunan Database
Dalam lembar kerja Excel, data base merupakan range yang berisikan data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. Setiap kolom mengandung data sejenis misalnya Nama, Alamat dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut Field dan setiap field harus mempunyai Judul atau Nama. Sebagai contoh data baseadalah daftar pegawai di suatu perusahaan seperti berikut ini :

                                                              Tabel 25 : Database-1

Data base pada gambar diatas mempunyai 5 buah field atau kolom yaitu DEPT, NOPEG, NAMA, ALAMAT DAN GAJI. Data setiap pegawai ditempatkan di suatu baris dan setiap baris disebut Record. Dalam data base di atas ada 10 record.

Beberapa ketentuan yang perlu di perhatikan dalam susunan data base adalah :

1)      Nama field harus berada di satu baris.

2)      Tidak boleh ada nama field yang sama.

3)      Baris yang langsung berada di bawah judul dianggap data. Jadi jangan memisahkan judul kolom dan data dengan baris kosong.

Sebagai contoh pemakaian Data Form kita gunakan data base di atas. Ikuti  langkah-langkah berikut :

1.      Klik salah satu sel dalam table data base (sel yang di klik adalah bebas yang penting sel tersebut bagian dari table data base). Catatan : kita dapat menggunakan Data Form apabila di daalam table data base minimal telah berisi data sebanyak satu record.

2.      Klik perintah Form dari menu Data. Berikutnya dilayar ditampilkan bingkai dialog Form seperti berikut :

Gambar: Kotak Dialog Data Form

Pada bingkai dialog ini ada beberapa pilihan yang dapat kita gunakan, yaitu :

New                 : Pilihan ini digunakan kalau kita ingin menambahkan data baru.

Delete              : Pilihan ini digunakan untuk menghapus record yang sedang ditampilkan di

  bingkai dialog.

Restore            : pilihan ini digunakan untuk pembatalan pengisian data selama kita belum

  menekan Enter atau klik tombol close.

Find Prev         : Pilihan ini digunakan untuk bergerak kerecord sebelumnya.

Find Next         : Pilihan ini digunakan untuk bergerak kerecrd berikutnya.

Criteria : Pilihan ini digunakan untuk menampilkan record tertentu dengan criteria

 tertentu.

Close               : Pilihan ini digunakan untuk menutup bingkai dialog dan kembali ke lembar

  kerja.

Help                 : Pilihan ini digunakan menampilkan Help dilayar.

Judul Title Bar tergantung dari nama sheet di mana tabel database tersimpan. Pada contoh ini nama sheet yang dipakai adalah Sheet 1.

B. Sort Database

Untuk mengurutkan data Ikuti langkah-langkah berikut :

1)        Klik pada salah satu sel bagian dari tabel data base.

2)        Pilih perintah Sort dari menu Data.

3)        Pada bingkai dialog sort, kita dapat menentukan pengurutan data hingga 3 field. Untuk menentukan field pertama(Primeri Key) klik panah Sort By, berikut dilayar alam ditampilkan mungkin nama field atau judul kolom ( Colom A, B dst) tergantung pilihan My List Has. Apabila pada My List Has yang aktif Header Row maka pada daftar akan ditampilkan Nama Field sedangkan apabila dipilih No header Row  maka pada daftar yang ditampilkan judul kolom.

4)        Klik panah pada Then By untuk menentukan field kedua yang akan diurutkan, kita pilih Nopeg kemudian Ascending.

5)        Apabila tombol Option kita klik maka bingkai dialog Sort Option ditampilkan di layar.

6)        Pada Sort Option kita dapat mementukan pengurutan dari atas kebawah (Sort Top to Bottom) atau dari kiri ke kanan (Sort Left to Right).

7)        Klik tombol OK untuk kembali kelembar kerja. Maka kita lihat hasilnya seperti gambar di bawah ini :

Tabel 26 : Data base-2

C. MENGGUNAKAN SUBTOTAL

Sebagai syarat untuk melakukan Subtotal adalah database harus sudah diurutkan. Excel secara otomatis akan menyisipkan baris baru dan memasukkan formula Subtotal pada setiap pergantian kelompok data. Sebagai contoh pemakaian Subtotal kita gunakan tabel di atas.

1)        Karena Database telah telah diurutkan kita tidak perlu mengurutkan kembali. Klik salah satu sel yang berada dalam tabel database.

2)        Pilih perintah Subtotal dari menu Data.

3)        Pada At each change in, klik box panah kemudian klik DEPT.

4)        Pada Use Function, klik box panah kemudian pilih SUM.

5)        Pada Add Subtotal klik GAJI.

6)        Klik pada Replace Current Subtotal, agar apabila sebelumnya kita telah melakukan subtotal maka nilai subtotal tersebut diganti.

7)        Klik pada Summary Below Data, agar subtotal diletakkan di bawah data.

Gambar: Bingkai Dialog Subtotal 

8)     Klik tombol OK untuk kembali ke lembar kerja, tampilan tabel sekarang menjadi seperti berikut:

Tabel 27: Subtotal pada Database

Untuk menghapus Subtotal klik kembali perintah Subtotal dari menu data, kemudian klik Remove All button. Perintah Subtotal secara otomatis membuat Outline Worksheet sehingga memudahkan untuk menampilkan (browser) daftar subtotal pada berbagai tingkat rincian yang berlainan.

D. FASILITAS FILTER

Excel menyediakan fasilitas untuk menyaring data dengan kriteria tertentu. Ada beberapa metode yang bisa digunakan, dua diantaranya yaitu Auto Filter dan Advance Filter. Penggunaan masing-masing fasilitas Filter dijelaskan berikut ini:

·        Auto Filter

Penggunaan fasilitas Auto Filter memungkinkan kita menampilkan hanya record tertentu yang berisi data yang diinginkan. Sebagai contoh kita dapat dengan mudah menampilkan semua data semua data karyawan DEPT A.

Langkah-langkah untuk menyaring data dengan fasilitas AutoFilter adalah :

1)        Aktifkan tabel diatas (Terlebih dahulu hapus subtotal)

2)        Klik pada salah satu sel dalam table data base

3)        Pilih perintah Filter dari menu Data

4)        Pilih perintah Auto Filter,tampilan table sekarang seperti gambar di balik ini:

5)        Untuk menampilkan hanya DEPT B saja, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

-       Klik box panah di sebelah kanan DEPT (sel A1)

-       Pada tampilan berikut klik B

-       Tampilan berikutnya seperti gambar berikutnya:

 

Tabel Auto filter-1